Do udziału w konkursie mogą zgłaszać kandydatów stowarzyszenia, związki twórcze, organizacje pozarządowe, miejskie instytucje kultury, ośrodki naukowe, indywidualni badacze działający w Olsztynie, a także członkowie Kapituły Nagrody. Laureat otrzyma statuetkę autorstwa Edyty Jurkowskiej (Edy Yukov) oraz nagrodę finansową.

Nagroda przyznawana jest co dwa lata. Wyboru dokonuje Kapituła powołana przez Prezydenta Olsztyna, a jej decyzję zatwierdza Prezydent w formie zarządzenia. Wręczenie nagrody odbywa się podczas dorocznej uroczystej gali z udziałem Prezydenta Olsztyna.

Prace w wersji drukowanej i elektronicznej należy składać do Wydziału Kultury Urzędu Miasta Olsztyna za pośrednictwem kancelarii przy ul. Knosały 3 (pok. 11), Kancelarii Ogólnej przy Placu Jana Pawła II 1 lub przesłać elektronicznie na adres [email protected]