Pierwszy etap prac nad projektem potrwa maksymalnie trzy miesiące. W tym czasie powstanie m.in. projekt zagospodarowania terenu, projekt architektoniczno-budowlany, wizualizacje oraz pierwszy szacunek kosztów inwestycji. Następnie projektanci zajmą się szczegółami: konstrukcją, instalacjami, technologią sceny, wyposażeniem teatralnym i scenicznym, wnętrzami oraz dokumentacją potrzebną do uzyskania pozwolenia na budowę. Na ten etap przewidziano osiem miesięcy od jego uruchomienia. Projekt ma uwzględnić wszystko, czego potrzebuje współczesny teatr lalek: scenę z odpowiednim zapleczem, pracownie, magazyny, pomieszczenia techniczne, widownię, foyer, sale prób i przestrzeń do prowadzenia zajęć edukacyjnych. Ważne będą również akustyka, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, zieleń, retencja i organizacja ruchu wokół budynku.

- Olsztyński Teatr Lalek od lat jest ważną częścią kulturalnego życia miasta - podkreśla prezydent Olsztyna Robert Szewczyk. - Wraz z nową siedzibą chcemy stworzyć miejsce, w którym artyści będą mieli dobre warunki do pracy, a widzowie komfortowe warunki do oglądania spektakli. Podpisanie umowy na przygotowanie dokumentacji to kolejny konkretny krok. Zaczynamy przekładać zwycięską koncepcję na szczegółowy projekt, a tym samym coraz bardziej przybliżamy się do realizacji tej ważnej dla Olsztyna inwestycji - mówi Robert Szewczyk, prezydent Olsztyna.

Droga do obecnego etapu rozpoczęła się od konkursu architektonicznego. Zgłosiło się 17 pracowni, a do przygotowania koncepcji zaproszono 14 zespołów. Jury ostatecznie oceniło sześć prac. Najwyżej oceniono propozycję PLUS3 Architekci. Doceniono przede wszystkim dobre wpisanie budynku w otaczającą zieleń, odpowiednią skalę oraz rozwiązania odpowiadające potrzebom współczesnego teatru. W koncepcji znalazły się również rozwiązania ekologiczne, w tym możliwość wykorzystania konstrukcji z drewna CLT.

Wygrana w konkursie otworzyła pracowni drogę do negocjacji dotyczących przygotowania dokumentacji. Teraz zaczyna się kolejny etap, czyli zamiana konkursowej koncepcji w szczegółowy projekt.

- Od początku bardzo ważne było dla nas to, gdzie ten teatr ma powstać - mówi Katarzyna Głażewska, prezes pracowni PLUS3 Architekci. - Olsztyn jest zielonym miastem i chcieliśmy, żeby nowy budynek nie konkurował z tym otoczeniem, ale stał się jego częścią. Zieleń, parkowy charakter tego miejsca i sąsiedztwo Hali Urania były dla nas dużą inspiracją.

Obecna siedziba teatru ma 2204 m² i nie była budowana z myślą o potrzebach teatru. Dziś jego układ coraz mocniej ogranicza działalność OTL. Teatr ma dwie sceny, ale ze względu na problemy akustyczne nie może jednocześnie prezentować na nich dwóch spektakli. Brakuje także odpowiedniej przestrzeni na próby, edukację i warsztaty. Duża Scena jest niewielka i nie ma kulis pozwalających wygodnie ukrywać dekoracje. Z tego powodu część zagranicznych teatrów nie może przyjechać ze swoimi spektaklami na festiwal ANIMA.

Problemem jest również brak windy towarowej i odpowiedniego magazynu dekoracji. Elementy scenografii trzeba transportować po schodach, a część wyposażenia przechowywana jest poza siedzibą, w zawilgoconym pomieszczeniu. Ciasne są także pracownie techniczne oraz garderoby zespołu aktorskiego.

Generalny remont obecnego budynku kosztowałby dziesiątki milionów złotych, a mimo to nie rozwiązałby wszystkich problemów wynikających z jego układu.

- Nowa siedziba to dla nas nie marzenie o bardziej efektownym budynku, ale przede wszystkim o normalnych, bezpiecznych warunkach pracy i możliwości dalszego rozwoju teatru. Dzisiaj ogranicza nas już nie brak pomysłów, publiczności czy energii zespołu, lecz przestrzeń - mówi dyrektor OTL Tomasz Kaczorowski.

Po przygotowaniu dokumentacji i uzyskaniu pozwolenia na budowę miasto będzie mogło rozpocząć procedurę wyboru wykonawcy. Projektanci mają wspierać Olsztyn również na tym etapie, a jeśli zostanie uruchomiona odpowiednia część umowy, także podczas budowy.