Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa ze względu na formę prawną?

W przypadku części podmiotów obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika bezpośrednio z ich statusu prawnego i nie jest uzależniony od osiągnięcia określonego poziomu przychodów.

Dotyczy to co do zasady wielu spółek handlowych, w szczególności spółek kapitałowych, takich jak:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółka akcyjna,
• prosta spółka akcyjna.

Pełna księgowość może być również obowiązkowa dla określonych spółek osobowych, innych osób prawnych oraz jednostek wskazanych w ustawie o rachunkowości. W przypadku niektórych spółek osobowych znaczenie może mieć jednak między innymi rodzaj spółki, status jej wspólników oraz wysokość osiąganych przychodów. Dlatego sama informacja, że przedsiębiorstwo działa w formie spółki, nie zawsze wystarcza do ustalenia zakresu obowiązków księgowych.

Ustawa o rachunkowości przewiduje ponadto szczególne zasady dla niektórych kategorii jednostek, między innymi podmiotów działających na rynku finansowym czy określonych jednostek sektora publicznego. W ich przypadku obowiązek stosowania zasad rachunkowości może istnieć niezależnie od skali osiąganych przychodów.

Kiedy wysokość przychodów powoduje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Dla części przedsiębiorców podstawowym kryterium decydującym o konieczności prowadzenia ksiąg rachunkowych jest wysokość przychodów osiągniętych w poprzednim roku obrotowym.

Zasada ta może dotyczyć między innymi:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• niektórych spółek jawnych,
• spółek partnerskich,
• określonych przedsiębiorstw w spadku.

Jeżeli przychody uwzględniane zgodnie z przepisami osiągną lub przekroczą ustawowy limit, może powstać obowiązek przejścia na księgi rachunkowe od kolejnego roku obrotowego. Jeżeli natomiast przychody pozostają poniżej tego poziomu, w określonych przypadkach możliwe jest dalsze korzystanie z uproszczonej formy ewidencji.

Istotny jest przy tym nie tylko sam poziom przychodów, ale również sposób ich ustalania na potrzeby przepisów o rachunkowości. Nie należy więc automatycznie utożsamiać wartości wykazywanych w każdej ewidencji podatkowej z wartością przyjmowaną do oceny obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Szczegółowe zasady dotyczące limitu oraz sposobu jego ustalania mogą ulegać zmianom wraz z nowelizacjami przepisów.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza musi prowadzić pełną księgowość?

Samo prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie oznacza automatycznie obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. W przypadku osoby fizycznej istotne mogą być przede wszystkim przychody osiągnięte w poprzednim roku oraz inne warunki wskazane w przepisach.

Jeżeli ustawowe przesłanki nie zostaną spełnione, przedsiębiorca może co do zasady korzystać z odpowiedniej uproszczonej ewidencji, jeżeli pozwalają na to przepisy dotyczące jego sposobu rozliczania działalności.

Sytuacja może jednak zmienić się wraz z rozwojem firmy. Przekroczenie właściwego limitu przychodów może oznaczać konieczność rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych od kolejnego roku obrotowego.

Czy spółka z o.o. zawsze prowadzi pełną księgowość?

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika co do zasady z formy prawnej spółki, a nie z poziomu uzyskiwanych przez nią przychodów. Oznacza to, że nawet podmiot prowadzący działalność na stosunkowo niewielką skalę może być zobowiązany do stosowania zasad pełnej rachunkowości.

Podobna zasada odnosi się do innych spółek kapitałowych. Jest to jedna z podstawowych różnic między takimi podmiotami a osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, dla której możliwość stosowania uproszczonej księgowości może zależeć od dodatkowych warunków.

Czy można dobrowolnie wybrać pełną księgowość?

W określonych sytuacjach przepisy umożliwiają prowadzenie ksiąg rachunkowych także wtedy, gdy przedsiębiorca nie osiągnął jeszcze poziomu przychodów powodującego taki obowiązek. Dotyczy to niektórych podmiotów, które mogłyby korzystać z uproszczonych metod ewidencji.

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza jednak przyjęcie bardziej rozbudowanego systemu rachunkowości. Wiąże się między innymi z koniecznością odpowiedniego ujmowania operacji gospodarczych, prowadzenia wymaganych ksiąg oraz sporządzania dokumentów wynikających z przepisów.

Nie oznacza to, że pełna księgowość jest rozwiązaniem właściwym dla każdego przedsiębiorcy. Zakres ewidencji powinien być oceniany z uwzględnieniem formy działalności, jej skali i obowiązujących regulacji.

Na czym polega pełna księgowość?

Pełna księgowość pozwala ewidencjonować zdarzenia gospodarcze w sposób umożliwiający przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku działalności jednostki.

Księgi rachunkowe obejmują między innymi:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald,
• wykaz składników aktywów i pasywów.

Jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna także posiadać odpowiednią politykę rachunkowości, czyli dokumentację opisującą przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości. Obejmuje ona między innymi sposób wyceny składników majątku i zobowiązań, zasady ustalania wyniku finansowego oraz sposób prowadzenia ksiąg.

Pełna rachunkowość pozwala więc uzyskać znacznie szerszy obraz działalności niż prosta ewidencja przychodów lub kosztów.

Jakie obowiązki wiążą się z prowadzeniem ksiąg rachunkowych?

Pełna księgowość obejmuje więcej czynności niż samo bieżące księgowanie faktur. W zależności od sytuacji jednostki może wiązać się między innymi z:

• ujmowaniem operacji gospodarczych na odpowiednich kontach,
• prowadzeniem ewidencji aktywów i zobowiązań,
• okresowym uzgadnianiem zapisów księgowych,
• przeprowadzaniem inwentaryzacji,
• stosowaniem przyjętej polityki rachunkowości,
• odpowiednim przechowywaniem dokumentacji,
• zamykaniem i otwieraniem ksiąg rachunkowych,
• sporządzaniem sprawozdań finansowych.

Firmy, które mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych albo zdecydowały się na ich dobrowolne stosowanie, co do zasady sporządzają również sprawozdanie finansowe.

Sam obowiązek prowadzenia pełnej księgowości nie oznacza natomiast automatycznie, że sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa musi zostać poddane badaniu przez biegłego rewidenta. Obowiązek badania zależy od odrębnych przesłanek określonych w przepisach.

Pełna księgowość a księgowość uproszczona – podstawowe różnice

Najważniejsza różnica dotyczy zakresu informacji gromadzonych w ewidencji.

Księgowość uproszczona koncentruje się przede wszystkim na danych potrzebnych do ustalania wyników i rozliczeń podatkowych zgodnie z właściwą formą ewidencji.

Pełna księgowość obejmuje natomiast szerszy obraz przedsiębiorstwa. Pozwala rejestrować zarówno wynik działalności, jak i informacje dotyczące majątku, należności, zobowiązań czy kapitałów.

W praktyce oznacza to także większy zakres dokumentacji oraz bardziej rozbudowane zasady księgowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych. Przedsiębiorcy mogą prowadzić dokumentację rachunkową samodzielnie albo powierzyć jej prowadzenie zewnętrznemu podmiotowi.

Jak wygląda przejście na pełną księgowość?

Jeżeli przedsiębiorca przestaje spełniać warunki umożliwiające korzystanie z uproszczonej ewidencji, konieczne może być przygotowanie się do prowadzenia ksiąg rachunkowych od początku kolejnego roku obrotowego.

Przejście może wymagać między innymi:

• opracowania lub przyjęcia polityki rachunkowości,
• przygotowania zakładowego planu kont,
• określenia zasad obiegu i ewidencjonowania dokumentów,
• ustalenia stanu aktywów i zobowiązań na potrzeby otwarcia ksiąg,
• przygotowania systemu księgowego do prowadzenia bardziej szczegółowej ewidencji.

Warto przy tym pamiętać, że przepisy dotyczące sposobu prowadzenia i przekazywania danych z ksiąg mogą się zmieniać, a część obowiązków jest realizowana w formie elektronicznej. Zakres takich wymagań może zależeć między innymi od rodzaju podmiotu oraz aktualnie obowiązujących regulacji.

Co decyduje o obowiązku prowadzenia pełnej księgowości?

Nie istnieje jedno kryterium, które w każdej sytuacji pozwala odpowiedzieć na pytanie, kiedy potrzebna jest pełna księgowość. Znaczenie może mieć kilka elementów jednocześnie, przede wszystkim:

• forma prawna działalności,
• rodzaj podmiotu,
• wysokość i charakter przychodów,
• status wspólników w przypadku niektórych spółek,
• szczególne przepisy dotyczące danej jednostki,
• dobrowolna decyzja o stosowaniu zasad rachunkowości.

Dlatego przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych należy brać pod uwagę aktualne regulacje dotyczące konkretnego rodzaju podmiotu, a nie wyłącznie skalę prowadzonej działalności.

Podsumowanie

Pełna księgowość jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z formy prawnej lub statusu jednostki, a w przypadku niektórych przedsiębiorców również z osiągnięcia przychodów na poziomie określonym w przepisach. Część podmiotów może ponadto zdecydować się na stosowanie ksiąg rachunkowych dobrowolnie.

Prowadzenie pełnej księgowości oznacza bardziej szczegółową ewidencję działalności niż w przypadku form uproszczonych. Obejmuje nie tylko przychody i koszty, lecz również majątek, zobowiązania, należności oraz inne elementy pozwalające przedstawić sytuację finansową przedsiębiorstwa. Zakres obowiązków powinien być każdorazowo oceniany z uwzględnieniem aktualnych przepisów oraz sytuacji konkretnej jednostki.